Preocupações da Secretaria da Receita Federal

Preocupações da Secretaria da Receita Federal – SRF – com a modernização de seus controles de Arrecadação sobre a Gestão das Empresas

Toda a modernização ocorrida no Plano de Contas Aplicado ao Setor Público – PCASP – 4ª Edição – Portaria STN 406 de 20.06.2011 – não irá resolver o problema examinado no artigo Modernizações de Controles na Arrecadação já citado.

Fazemos referência à Instrução Normativa da SRF nº 68 de 27.12.1995 e que está cristalizada hoje, no Decreto 6.022 de 22.01.2007 que no seu artigo 1º diz: Fica instituído o Sistema Público de Escrituração Digital – SPED.

Mudou o texto, mudou a obrigatoriedade de documentos mas a insuficiência de controles permanece a mesma e a razão é a mesma: a utilização de aplicativos de informática insubsistentes.

Importante:      No desenvolvimento do Sistema Integrado de Gestão o Plano de Contas (quaisquer planos de contas) está enquadrado na etapa de desenvolvimento denominada ORGANIZAÇÃO (última etapa).

                          No Sistema Integrado de Gestão a contabilidade, como Sistema, permeia todos os seus módulos e, de modo automático (virtual), realiza todos os controles

                                                     físico   (Estoque)

                                                     patrimonial   (Imobilizado)

                                                     econômico   (Apuração de Custo, Margem de Contribuição)

                                                     financeiro   (Tesouraria)

                                                     fiscal   (Estoque – IPI, ICM / ICMS e Contribuições)

                          necessários para a Gestão com o Enfoque Gerencial de qualquer empresa e de qualquer ente da União, Estados, Distrito Federal e Municípios.

                          Na contabilidade tradicional o contador se escuda no Plano de Contas e nas funções das contas como fundamento básico e só ocorrem os registros materiais.

Esta Instrução Normativa nº 68 dispunha sobre a forma de apresentação dos arquivos magnéticos à SRF, pelas empresas que utilizavam sistema de processamento eletrônico de dados para registrar negócios e atividades econômicas, escriturar livros contábeis e elaborar documentos de natureza contábil ou fiscal.

As pessoas jurídicas, quando solicitadas pelos Auditores Fiscais do Tesouro Nacional, ficavam obrigadas a apresentar os arquivos magnéticos, contendo informações relativas aos seus negócios… de forma clara e completa, no que se refere à:

I -       Contabilidade

II -      Fornecedores e Clientes

III -     Documentos Contábeis e Fiscais

IV -     Controle de Estoque e Registro de Inventário

V -      —

VI -     —

VII -   Relação Insumo / Produtos

VIII -  Cadastro das Pessoas Físicas e Jurídicas aplicado aos arquivos fornecidos

IX -     Tabelas de Códigos aplicadas aos arquivos fornecidos

Estes arquivos magnéticos na época e ainda hoje, estão registrados pelo produto de informática ERP Legados e Parceiros (que não é Sistema, são aplicativos interligados).

Importante:      Estes arquivos, entre outros desencontros, gerou o conflito entre a SRF e a empresa de tabaco e que está registrado no nosso artigo Modernizações de Controles na Arrecadação.

A SRF recebia um conjunto de números incapazes de quaisquer análises, sendo que um dos principais números, a SRF já possuía que, por não utilizar Sistema Integrado de Gestão, até hoje, não consegue gerar sistematicamente estes números: o arquivo de fornecedores e de clientes que, conforme o artigo 16 do Decreto 7.482 de 16.05.2011, no item III – Gestão dos Cadastros da Receita Federal é de responsabilidade da Subsecretaria de Arrecadação e Atendimento.

Sendo Sistema Integrado de Gestão podemos afirmar:

No item I – Contabilidade

A Contabilidade é, por excelência, Sistema e permeia (de modo silencioso) todos os módulos do Sistema Integrado de Gestão e com controles, de modo virtual, dos recursos:

  • físico  (Estoque – Material)
  • patrimonial  (Imobilizado)
  • financeiro  (Empréstimos… e Tesouraria)
  • econômico  (Custo de Produção, Margem de Contribuição)
    • fiscal (ICM / ICMS, IPI e Contribuições)

Obs:  o PCASP a ser implantado pela Portaria STN 406 de 20.06.2011 não contempla esta contabilidade que tem o enfoque gerencial.

No item II – Fornecedores e Clientes

A SRF tinha e tem esta informação mas, por não utilizar o Sistema Integrado de Gestão, pedia ao contribuinte.

No item III – Documentos Contábil e Fiscal

É o item mais complexo para detalhar.

Na dúvida enviava arquivo sem o detalhamento necessário.

No item IV – Controle do Estoque e Registro de Inventário

Como era listagem era difícil qualquer conclusão.

No item VII – Relação Insumo / Produto

Em empresas com várias linhas de produção e em cada uma delas, vários produtos e de várias embalagens de cada produto, podia gerar conflitos como o examinado no artigo “Modernizações de Controles na Arrecadação” cujo conflito, no caso citado, foi encerrado por decisão do cacique (sem solucionar).

Para os itens IV e VII (e também os V e VI) a solução está em utilizar o Sistema Integrado de Custo inerente ao Sistema Integrado de Gestão.

A SRF terá a informação dos itens IV e VII detalhada por embalagem produzida com os seus consumos individualizados por matéria prima, etc.

Os itens VIII e IX são decorrências.

Para implantar a Modernização de Controles na Arrecadação, do IPI e do ICM / ICMS por extensão, como já destacado no Capítulo IV- Organização e Disciplina na Área do Governo Federal –,  o Módulo de Cadastro atual tem que ser sistematizado para ser um dos Módulos do Sistema Integrado de Gestão, bem como o Módulo de Arrecadação (inexistente na contabilidade atual da União e também a partir de 2012).

Este Módulo de Arrecadação dará solução, de modo automático, para a classificação da receita fiscal e da receita da previdência (conforme este texto) no orçamento e por extensão, no operacional, bem como o acompanhamento orçamentário, de modo automático.

Proposta Apresentada

Não precisa, mas vamos destacar que a SRF e as Secretarias de Estado de Fazenda têm um interesse comum:

-   A SRF requisitava pelo IN-86 os arquivos eletrônicos para acompanhar a arrecadação do IPI

-   As Secretarias de Estado de Fazendas têm o interesse comum de acompanhar a arrecadação de ICM / ICMS nos seus Estados, com fundamento no mesmo documento, a nota fiscal

A União e os Estados atuam sobre a mesma base de dados: mesmo cadastro de contribuintes (o ICMS é maior), mesma mercadoria (o ICMS por ser circulação é maior), mesmo estoque, mesma relação insumo / produto.

Em 2003 fizemos uma proposta, chancelada pela Fundação José Bonifácio, para uma Secretaria de Estado de Fazenda, tendo como idéia a SRF-IN-86, para disponibilizar os Módulos do QUADRO 3, destacados do Sistema Integrado de Gestão e mostrados no QUADRO 2, para a Modernização do Controle de Arrecadação do ICMS.

A idéia era afastar o fiscal da “porta de fábrica” e este controle seria, de modo sistêmico e as falhas de cada contribuinte seriam indicadas pelos desvios demonstrados pelo Sistema nos Módulos de Arrecadação e de Receita.

Depois das “profundas” análises realizadas pelos responsáveis, a proposta não foi aceita pelo fato de que a Secretaria de Estado de Fazenda já estava com todos os seus controles em ordem.

As conseqüências todos ficaram conhecendo três meses depois.

Não havia controle algum.

Vamos apresentar mais adiante no QUADRO 3, uma análise de como o Sistema Integrado de Gestão, sintetizado no QUADRO 2, oferece todos os controles necessários para uma moderna arrecadação do IPI e do ICM / ICMS.

Antes é necessário entender o que é um Sistema Integrado de Gestão.

E antes de entender o que é um Sistema Integrado de Gestão é necessário entender a diferença de conceito entre:

Almoxarifado e Estoque.

Esta diferença leva ao conflito  e por isto, mistura-se o que é ERP (que até ensinam nos cursos de Engenharia de Produção como sendo Sistema Integrado) e o que é, efetivamente, um Sistema Integrado de Gestão.

 

QUADRO  2

 

Problema de Conceito

Convidado para uma palestra por uma Turma da Cadeira de Contabilidade que terminava o curso para Contador de uma Faculdade, em dado momento, afirmei que havia a conta de ESTOQUE de ENERGIA ELÉTRICA. O meu conhecimento de contabilidade foi posto em dúvida pelos alunos.

É necessário distinguir o que é Almoxarifado e o que é a conta Estoque.

  • Almoxarifado é físico; é chão de fábrica
  • Estoque é virtual; é um registro contábil

O que não pode ocorrer é, no fim do mês, ter saldo na conta de ESTOQUE de ENERGIA ELÉTRICA. Esta energia elétrica pode ficar – no Sistema Integrado de Custo – incluída no PRODUTO EM ELABORAÇÃO e/ouem CUSTOS NÃO ALOCADOS.

Creio que este fato de não distinguir esta diferença também existe quando foi desenvolvido o ERP.

Obs: O ERP tem a influência direta da Departamentalização.

Conta Estoque

Esta conta é decisiva (fundamental) no Sistema Integrado de Gestão e, na nossa opinião até hoje em função das dificuldades de entender o seu conceito, é uma das razões dos ERP’s  não conseguirem desenvolver o seu Sistema de Custo e, por extensão, até a SRF, nos seus desencontros, com a sua IN-68 e o seu Decreto 6.022 de 22.01.2007 – SPED.

Preliminarmente o ESTOQUE recebe os insumos já “libertos” dos créditos de ICM / ICMS e IPI.

O ERP é chão de fábrica e o Almoxarifado também é.

O que o ERP faz:

  • muito bem a parte logística
  • encaminha as notas fiscais para a área fiscal
  • lista por item o consumo de matérias primas, materiais secundários, embalagens no mês e envia o total de cada item para a contabilidade, sem qualquer detalhamento: só o nome e a quantidade consumida
  • não toma conhecimento da mão de obra
  • não toma conhecimento das depreciações
  • não toma conhecimento das despesas administrativas
  • não toma conhecimento de impostos

Importante:       foi percebida a necessidade de controles dos recursos financeiro, de compras e de contas a receber e gerando os aplicativos de Contas a Receber, de Contas a Pagar e em decorrência, o aplicativo de Tesouraria para receber e pagar. Mas esta matéria é muito mais complexa – ver no site www.bmainformatica.com.br  – Departamentalização. Tudo isto precisa ser transformado em Sistema.

Neste ERP, a Contabilidade como um aplicativo independente, registra o que lhe cabe (baixa nos itens de Estoque) e encaminha para o Setor de Custo que tem de elaborar, com o uso de planilhas e encaminhar o custo de produção da empresa, por produto produzido, para a área de planejamento que tem a obrigação de, no dia 10 de cada mês, enviar relatórios para os sócios estrangeiros. Não consegue (relato uma experiência de consultoria).

Ver no site www.bmainformatica.com.br  -  Reclamações dos Clientes.

O ERP é a programação dos recursos dispostos no chão de fábrica e vamos ficar somente com o recurso material.

O material (matéria prima, etc, produto acabado) gera uma necessidade de logística (manuseio programado) e é um módulo que prospera, podendo acoplar-se ao Sistema Integrado de Gestão.

Do ERP que consome o recurso material, gera a necessidade da sua aquisição. Desta necessidade geram fatos importantes: recursos financeiros para pagá-los e um fato sutil, difícil e silencioso: créditos dos impostos IPI, ICM / ICMS e de Contribuições, bem como a necessidade de manuseio deste material (logística).

Aqui tem o documento importante: a nota fiscal do fornecedor.

A produção (ERP) que exige os materiais, irá gerar a necessidade de apuração de custos.

Só o Sistema Integrado de Gestão é capaz de realizar esta operação, sem violações de arquivos.

A produção (ERP) entrega o produto acabado no Almoxarifado.

O cliente exige o seu produto e então temos o faturamento, cujos produtos acabados ali listados, geram a necessidade de seu manuseio (logística) e surge o outro fato sutil, difícil e silencioso: os débitos de IPI, ICM / ICMS e de contribuição.

Aqui tem o outro documento importante: a nota fiscal do cliente.

A nota fiscal do fornecedor e do cliente – de papel ou eletrônica – é “parida” pelo Sistema no formato (layout) exigido pela legislação.

O Sistema gera e armazena o conteúdo de cada nota fiscal e libera para imprimir.

 

Módulos do Sistema Integrado de Gestão a serem disponibilizados pela Secretaria da Receita Federal e pelas Secretarias de Estado de Fazenda aos Contribuintes dos impostos IPI e ICM / ICMS – Ver o Quadro 3

 

QUADRO  3

 

  

Os módulos deste QUADRO 3 estão contidos na tela do QUADRO 2; alguns invisíveis.


Secretarias Municipais de Fazenda

De modo menos complexo, mas com os mesmos conceitos, concepção sistêmica, etc e com o mesmo cadastro do Módulo de Arrecadação da SRF está desenvolvido, no nível municipal, a emissão de nota fiscal (eletrônica ou de papel) para os contribuintes do ISS, CNPJ e CPF , com a classificação das receitas seguindo a Lei Complementar 116.

Cadastro

O dado fundamental para quaisquer Sistemas Integrados está no Cadastro.

Na IN-68 de 27.12.1995, um dos arquivos solicitados aos contribuintes era o de Fornecedores e Clientes.

Como está posto, do mesmo fornecedor e do mesmo cliente, cada contribuinte pode ter cadastros distintos e insuficientes.

Quem tem (deve ter) estes cadastros sempre atualizados é a SRF e, por extensão, as Secretarias de Estado e Municipal de Fazenda.

Este raciocínio fica estendido para o Decreto nº 6.022 de 22.01.2007 que instituiu o SPED.

Este cadastro é o mesmo a ser utilizado pela SRF e pelas Secretarias de Estado e Municipal de Fazenda nos seus Módulos de Arrecadação e de Receita.